Wie digitalisiert man den Wareneingang?
Den Wareneingang digitalisiert man, indem man das Abtippen von Papier durch mobiles Scannen und automatische Buchung ersetzt. Aus einem manuellen Zettelprozess wird ein durchgängiger digitaler Ablauf. Digitalisierung und Automatisierung des Wareneingangs greifen dabei ineinander: Der Scanner erfasst, das System bucht automatisch. In der Praxis läuft er in diesen Schritten ab:
- Lieferung prüfen: die Lieferung wird über ein elektronisches Avis (ASN) schon vor Ankunft im System angekündigt.
- Wareneingang scannen: bei Ankunft wird die Lieferung per Barcode oder RFID erfasst und gegen die Bestellung abgeglichen.
- Menge und Qualität erfassen: Mengen, Chargen oder Seriennummern werden direkt am mobilen Gerät erfasst.
- Automatisch buchen: der Bestand wird in Echtzeit im ERP oder WMS gebucht, ohne manuelle Eingaben.
- Einlagern: das System schlägt gemäß Einlagerstrategie einen Lagerplatz vor und druckt bei Bedarf ein Etikett (passende Etiketten liefert z. B. der Wareneingangslabel-Generator).
- Abweichungen melden: stimmt etwas nicht, geht sofort eine Rückmeldung an Einkauf oder Lieferant.
Der Kern ist die einmalige Erfassung direkt an der Rampe. Wer die Daten dort sauber aufnimmt, muss sie später nirgends korrigieren. Genau das macht mobile Datenerfassung so wertvoll: Sie bringt den Buchungspunkt dorthin, wo die Ware ankommt.
Voraussetzung ist eine saubere Datenbasis: Jede Bestellung, jeder Artikel und jeder Lieferant müssen im System eindeutig hinterlegt sein. Nur dann kann der Scanner die gelieferte Ware automatisch der richtigen Bestellung zuordnen. Deshalb beginnt jedes Digitalisierungsprojekt mit einem kurzen Blick auf die Stammdaten, sie sind das Fundament des digitalen Wareneingangs.
Was bringt die Digitalisierung des Wareneingangs?
Die Digitalisierung des Wareneingangs bringt vor allem weniger Fehler, schnellere Abläufe und einen jederzeit korrekten Bestand. Der größte Hebel ist die Fehlervermeidung. Das manuelle Abtippen von Lieferscheinen gilt als eine der größten Fehlerquellen im Lager. Als Erfahrungswert aus der Logistik-Praxis nennt die Branche rund 1 Fehler pro 300 Zeichen beim Abtippen, beim Scannen dagegen nur etwa 1 pro mehrere Millionen. Ein Scan ersetzt das Abtippen also durch eine nahezu fehlerfreie Erfassung.
- Weniger Fehler: kein Vertippen, keine falschen Mengen, keine doppelten Buchungen.
- Schnellere Abläufe: die Ware ist Sekunden nach dem Scan im System verfügbar.
- Korrekter Bestand: der digitale Bestand stimmt in Echtzeit mit der Realität überein.
- Rückverfolgbarkeit: Chargen und Seriennummern sind lückenlos dokumentiert.
- Weniger Papier: Lieferscheine und Listen entfallen, der Prozess wird schlanker.
Dass hier viel Potenzial liegt, zeigt der Digitalisierungsstand: Das Internet of Things (IoT) als Basis solcher Prozesse kommt laut Bitkom (2025) erst in 37 Prozent der Unternehmen zum Einsatz (2024: 30 Prozent), der digitale Wareneingang ist für viele Betriebe also ein naheliegender erster Schritt.
Ein oft unterschätzter Vorteil ist die Wirkung auf die nachgelagerten Prozesse. Ein korrekter Wareneingang bedeutet verlässliche Bestände für die Produktion, eine reibungslose Kommissionierung und eine pünktliche Nachbestellung. Der digitale Wareneingang zahlt sich also nicht nur im Lager aus, sondern in der gesamten Lieferkette.
Barcode oder RFID im Wareneingang, was ist besser?
Barcode ist günstiger und einfacher, RFID ist schneller bei großen Mengen, die bessere Wahl hängt vom Anwendungsfall ab. Der Barcode braucht Sichtkontakt und wird Stück für Stück gescannt. RFID erfasst mehrere Etiketten gleichzeitig per Funk, ganz ohne Sicht, ideal, wenn eine komplette Palette in einem Durchgang gebucht werden soll.
| Merkmal | Barcode | RFID |
|---|---|---|
| Erfassung | einzeln, mit Sichtkontakt | Pulk, ohne Sichtkontakt |
| Durchsatz bei Paletten | langsamer (Artikel für Artikel) | sehr schnell (alles auf einmal) |
| Kosten pro Etikett | sehr gering | höher (Funk-Tag) |
| Infrastruktur | Scanner, Drucker | Reader, Antennen, Tags |
| Ideal bei | Standard-Wareneingang, kleines Budget | hohem Volumen, Pulk-Erfassung |
Barcode ≠ RFID, aber sie schließen sich nicht aus. Viele Betriebe starten mit Barcode und ergänzen RFID dort, wo sich die Pulk-Erfassung lohnt. Entscheidend ist nicht die Technik allein, sondern die saubere Anbindung an ERP oder WMS.
Wie läuft der digitale Wareneingang in SAP ab?
In SAP wird der digitale Wareneingang als Buchung gegen die Bestellung erfasst, klassisch über die Transaktion MIGO mit der Bewegungsart 101. Der Mitarbeiter scannt die Lieferung, das System zieht die passende Bestellung und bucht Menge und Charge direkt ein. Im Lager übernimmt das oft SAP EWM (Extended Warehouse Management) die Einlagerung.
Der entscheidende Punkt ist die mobile Erfassung. Statt am PC im Büro wird direkt an der Rampe gebucht, über SAP-Fiori-Apps oder eine mobile Datenerfassung, die per Schnittstelle an SAP angebunden ist. So landet jede Bewegung ohne Umweg im richtigen SAP-Modul (MM für die Materialwirtschaft, EWM für das Lager).
Wichtig für die Praxis: Die mobile Lösung sollte online gegen SAP buchen, damit Bestand und Bestellung immer synchron sind. Zwischenspeichern auf Zetteln oder Insellösungen führt genau zu den Fehlern, die man digitalisieren wollte.
Der Vorteil einer sauberen SAP-Anbindung: Es gibt kein zweites System, das gepflegt werden muss. Bestand, Bestellung und Buchung liegen in SAP, die mobile Erfassung ist nur die Eingabemaske an der Rampe. Das hält den Prozess einfach und die Daten an einer einzigen, verlässlichen Stelle.
Was kostet die Digitalisierung des Wareneingangs?
Die Digitalisierung des Wareneingangs kostet je nach Größe von wenigen tausend bis zu mehreren zehntausend Euro, und amortisiert sich meist schnell. Die Kosten setzen sich aus vier Bausteinen zusammen. Ein kleiner Betrieb startet günstig, ein großes Lager mit RFID investiert deutlich mehr.
- Hardware: Handscanner ab wenigen hundert Euro, robuste MDE-Geräte je nach Modell rund 500 bis 1.500 Euro pro Stück.
- Software: eine MDE-/WE-Lösung mit ERP- oder SAP-Anbindung, meist als Lizenz oder im Abo.
- Integration: die Anbindung an ERP oder WMS und die Einrichtung der Prozesse.
- Schulung: eine kurze Einweisung, digitale Wareneingänge sind bewusst einfach zu bedienen.
Der Nutzen übersteigt die Kosten meist schnell. Weniger Fehlbuchungen, kürzere Durchlaufzeiten und ein korrekter Bestand sparen laufend Geld und Nerven. Gerade weil der Wareneingang am Anfang der Kette steht, wirkt jede Verbesserung dort auf alle folgenden Prozesse.
Aus der Praxis: Der Wareneingang ist der beste Startpunkt
Wer die Digitalisierung im Lager beginnen will, fängt am besten beim Wareneingang an. Der Grund ist einfach: Alle Fehler, die hier passieren, ziehen sich durch die gesamte Kette. Eine falsch gebuchte Menge am Wareneingang führt später zu falschen Beständen, gestörter Produktion und Problemen bei der Kommissionierung. Wer hier sauber startet, hebt die größte Wirkung.
Genau dafür ist X-RF gedacht: Die mobile Datenerfassung von IGH bucht jeden Wareneingang direkt an der Rampe per Scan, online gegen SAP. Die Ware ist sofort im System, der Bestand stimmt in Echtzeit und Abweichungen fallen sofort auf. So wird aus dem Papierprozess ein sauberer, digitaler Wareneingang.
Fazit
Den Wareneingang zu digitalisieren ist einer der wirksamsten Schritte in der Lagerdigitalisierung. Der Prozess wird schneller, der Bestand stimmt in Echtzeit und teure Fehler durch manuelle Erfassung verschwinden. Ob Barcode oder RFID, ob mit oder ohne SAP, der Kern ist immer die einmalige, mobile Erfassung direkt an der Rampe. Das Marktumfeld stützt den Schritt: Die deutsche Intralogistik erreichte 2024 ein Produktionsvolumen von rund 27,7 Milliarden Euro (VDMA, 2024), und Bitkom (2025) zufolge nutzen bereits 71 Prozent der Industrieunternehmen Industrie-4.0-Anwendungen. Mit einer Lösung wie X-RF gelingt der Einstieg schnell und ohne großen Aufwand.
